Интерне контроле су политике и поступци успостављени да би се осигурала трајна поузданост рачуноводствених система. Тачност и поузданост су најважнији у свету рачуноводства. Без тачних рачуноводствених евиденција, менаџери не могу доносити потпуно информисане финансијске одлуке, а финансијски извештаји могу садржати грешке. Поступци интерне контроле у рачуноводству могу се поделити у седам категорија, од којих је свака намењена спречавању превара и идентификовању грешака пре него што постану проблеми.
Савет
Седам поступака интерне контроле су подела дужности, контрола приступа, физичка ревизија, стандардизована документација, пробни биланси, периодично усаглашавање и овлашћење за одобрење.
Раздвајање дужности
Подјела дужности укључује подјелу одговорности за књиговодство, депозите, извјештавање и ревизију. Што су даље дужности раздвојене, то је мања шанса да било који запослени почини превара. За мала предузећа са само неколико запослених у рачуноводству, подела одговорности између две или више особа или захтевање да критични задаци буду прегледани од стране колега могу бити у исту сврху.
Контроле приступа рачуноводственом систему
Контрола приступа различитим деловима рачуноводственог система путем лозинки, закључавања и електронских евиденција приступа може задржати неовлашћене кориснике ван система, истовремено пружајући начин за ревизију употребе система ради идентификовања извора грешака или неслагања. Робусно праћење приступа такође може послужити да одврати покушаје лажног приступа.
Физичка ревизија имовине
Физичке ревизије укључују ручно бројање готовине и било које физичке имовине праћене у рачуноводственом систему, попут залиха, материјала и алата. Физичко бројање може открити добро скривене разлике у стању на рачуну заобилазећи електронске евиденције. Бројање готовине на продајним местима може се обавити свакодневно или чак неколико пута дневно. Веће пројекте, попут инвентара за бројање руку, требало би изводити ређе, можда на годишњем или кварталном нивоу.
Стандардизована финансијска документација
Стандардизација докумената који се користе за финансијске трансакције, као што су рачуни, интерни захтеви за материјал, потврде о залихама и извештаји о путним трошковима, може помоћи у одржавању доследности у вођењу евиденције током времена. Коришћење стандардних формата докумената може олакшати преглед прошлих записа када се тражи извор неслагања у систему. Недостатак стандардизације може проузроковати превиђање или погрешно тумачење ставки у таквом прегледу.
Дневни или недељни пробни биланси
Коришћење двоструког рачуноводственог система додаје поузданост осигуравајући да књиге увек буду уравнотежене. Без обзира на то, још увек је могуће да грешке у било ком тренутку доведу систем двоструког уноса из равнотеже. Израчунавање дневних или недељних пробних биланса може пружити редован увид у стање система, омогућавајући вам да што раније откријете и истражите неслагања.
Периодична усаглашавања у рачуноводственим системима
Повремена рачуноводствена усаглашавања могу осигурати да се стања у вашем рачуноводственом систему подударају са стањем на рачунима других ентитета, укључујући банке, добављаче и кредитне клијенте. На пример, усклађивање банака укључује поређење стања готовине и евиденције о депозитима и примањима између вашег рачуноводственог система и банковних извода. Разлике између ових врста комплементарних рачуна могу открити грешке или одступања на вашим рачунима или грешке могу настати код других ентитета.
Захтеви за одобрење
Захтевање од одређених менаџера да одобре одређене врсте трансакција може додати слој одговорности у рачуноводствене евиденције доказивањем да су трансакције виђене, анализиране и одобрене од стране одговарајућих власти. Тражење одобрења за велике исплате и трошкове може, на пример, спречити несавесне запослене у великим преварама.
