Комуникација се не односи на начин преношења поруке. Не ради се ни о самој поруци. Комуникација се односи на разумевање и на начин на који се међусобно преноси између пошиљаоца и примаоца. То је рекло, ако не постоји такво међусобно разумевање, онда се комуникација не дешава.
Важност комуникације у пословању не може се преценити и, као таква, она мора бити ефикасна да би посао могао несметано тећи. У ствари, комуникација је суштински аспект управљања предузећем. Основне функције менаџера не могу се обављати ако не постоји ефикасна комуникација између менаџера и запослених.
Врста комуникације која се дешава у послу позната је као пословна комуникација и укључује проток информација напред-назад између вишег и нижег нивоа, као и бок уз бок. То у основи значи да ће се информације сливати ниже унутар компаније, као и преко њих. Менаџери треба да комуницирају са супервизорима који треба да комуницирају са својим тимовима. Колеге треба да комуницирају једни с другима. Све се ово мора догодити неприметно, иначе ће у послу завладати пустош и хаос.
Организације су сваким даном све веће и веће, а неке од највећих на свету имају стотине хиљада запослених. Са порастом величине организације, број хијерархија које треба посматрати, као и сложеност организационе структуре само се повећава. У том процесу посао управљања организацијом постаје све тежи и тежи.
У великој организацији, можда чак и више него у малој, неопходна је ефикасна пословна комуникација која ће усмеравати свакодневне активности организације. Омогућава тренутне повратне информације и избегавање неспоразума који могу настати.
Комуникација не би требало да се дешава само унутар организације. Требало би и без тога. Организација треба да буде у могућности да комуницира са друштвом око себе како би друштво функционисало на бољи начин који користи свим укљученим странама. Да би било који тим, организација или друштво могли да расту, комуникацијске празнине треба попунити пре него што постану превелике.
Када је пословна комуникација у питању, све је у вези са циљевима. У том смислу је оријентисан на циљеве. Када комуницирате, то треба да радите са одређеним циљем на уму. На пример, ако компанија има сет правила, прописа и политика, онда би требало да настоји да их саопшти запосленима у организацији како би знали шта се од њих очекује. Ако желите да ваше предузеће подржава одређене вредности и принципе који се односе на купца и на друштво у целини, требало би да пронађете ефикасан начин да те вредности и принципе пренесете запосленима како би знали како да разговарају са својим купцима. следећи пут када ступе у интеракцију са њима. Ако не знате шта је циљ ваше комуникације, онда не комуницирате ништа. То називамо буком.
Пословна комуникација се такође одвија преко различитих канала. Прешли смо дугачак пут као људска раса у погледу канала које користимо за међусобну комуникацију. Развојем језика већи део комуникације био је усмен, а људи су устима преносили знање и информације другим људима. Понекад бисмо користили акције, било говором тела или употребом других метода, као што су димни сигнали. Међутим, већина комуникације била је ограничена на усмену комуникацију. Изумом писања имали смо још један канал комуникације, који се показао мало трајнијим од говора. Информације би се сада могле снимати за потомство, а знање би се могло преносити са оца на сина без губитка тачности.
Наравно, од тада смо превалили дугачак пут и развили смо многе друге канале, при чему се показало да има велике предности у односу на своје претходнике. Конкретно у послу, дошло је до неке брзе еволуције у погледу канала комуникације које користимо. Почели смо са само папирологијом и позивима на фиксне телефоне. Сада имамо своје паметне телефоне, е-пошту, видео позиве, друштвене медије, сателитске комуникације, специјални софтвер за тимски рад и тако даље. Чак почињемо да истражујемо употребу технологија попут виртуелне и проширене стварности као комуникационих канала. Будућност је светла, сувишно је рећи.
Није тајна да комуникација брзо расте. У ствари, толико брзи да прети опасност да заборавимо зашто је комуникација толико важна у послу. Шта је, заправо, сврха комуникације у послу?
Сврха пословне комуникације
Пословна комуникација је менаџерима важна јер им помаже да извршавају своје основне функције у организацији. Требали би имати све информације које се односе на одређене задатке, као и целокупну организацију, а затим морају настојати да те информације пренесу запосленима у организацији. Требали би настојати да своје циљеве саопште својим подређенима како би били сигурни да сваки члан организације ради на постизању циљева организације.
Велики део времена које менаџер проводи у организацији посвећен је комуникацији. Без обзира на то да ли је та комуникација лицем у лице или користи неки други канал, она узима здрави део менаџерових дана.
Сврха пословне комуникације може се сажети у неколико главних функција:
Мотивација
Менаџери запосленим требају саопштити задатке које треба да изврше, рокове тих задатака и начин на који задаци треба да се извршавају. Међутим, комуникација се не односи само на то да им се дозволи да то учине. Такође се ради о томе да им се дозволи да то учине на начин који мотивише запослене да раде више и боље. Добар комуникатор зна како да веже своју поруку са само тачном мером мотивације да прималац искрено пожели да прихвати поруку.
Размена информација
Комуникација представља зупчанике на точковима организације који омогућавају проток информација са једног места на друго. Да би се одлуке ефикасније доносиле у организацији, прво треба да постоји несметан проток информација. На тај начин, главни доносиоци одлука знају да су одлуке које доносе узеле у обзир све чињенице и да су ажуриране.
Социјализација
Посао није само посао. Понекад се ради и о игри и натерању људи да се отворе и утихну. Комуникација помаже и у аспекту социјализације пословања. Нормални је део људске природе који ћемо увек желети да отворимо и комуницирамо када смо у присуству других појединаца. Било да се ради о редовном зезанцији између запослених или социјализацији у сврху умрежавања на пословним забавама, комуникација омогућава пословним људима да необавезно разговарају једни с другима у друштвеним окружењима и учествује у стварању добре воље у пословној комуникацији.
Контрола
Једна од кључних функција менаџера је контрола. Типично, менаџер ће желети да контролише понашање и поступке запослених у организацији. Међутим, ови запослени нису роботи и не може их се контролисати нити приморати на било шта. Ту долази комуникација. Да бисте запослене натерали да било шта ураде, морате својим запосленима саопштити оно што желите.
Комуникација доноси посао живом
Док размишљате о дну свог пословања, размислите и о комуникацији. Можда ћете открити да је комуникација пресудни фактор у одлучивању о будућности вашег пословања. Све док је ефикасно, све остало ће добро функционисати.
