Сваки пут када купац купи робу или услуге од ваше компаније, требали бисте му доставити рачун. Људи штеде признанице из различитих разлога, од припреме пореза до поврата трошкова послодавца до личног рачуноводства. Потврда о продаји је доказ купца да је куповина извршена, шта је купио и колико је платио. Постоји неколико различитих врста потврда о продаји, а ваша компанија ће користити оне које највише одговарају окружењу у којем је продаја извршена.
Основе
Потврде о продаји треба генерисати у тренутку трансакције када новац пређе у руке. Рачуни штите и купца и компанију тако што детаљно описују купљене производе или услуге, датум и време продаје, плаћену цену и све друге релевантне информације. Неке компаније такође одлучују да наведу и друге детаље на признаницама за продају, попут имена сарадника који је извршио трансакцију или додатних маркетиншких порука.
Потврде о благајни
Рачуни у благајни су врло чести и најчешће их дају малопродајни објекти. Када купци плаћају куповину, било да су купили одећу, храну или другу робу, благајнички регистар исписује потврду у којој су наведени сви купљени предмети, цена сваког од њих, укупан износ, начин плаћања и датум и време трансакције. Ови рачуни долазе у великим ролнама које се уклапају у вретена унутар каса. Папир је обично беле боје, са розе пругом одштампаном на последњем преосталом делу папира како би благајнику наговестио да ће ускоро бити потребна нова рола.
Ручно написане признанице
Многе компаније које запошљавају људе који продају ван куће морају да користе ручно написане потврде о продаји. За пословање на путу или током путовања потребно је да се рачун преда на лицу места. Продајни сарадници са собом морају имати празне рачуне и попунити податке о купцу, детаље о трансакцији и сопствене податке о запосленима. Потписујући ручно писану потврду о продаји, ваши запослени потврђују тачност датих информација.
Паковање силпса
Када ваша компанија испоручује робу купцима који су куповину обавили телефоном, отпремница обично служи као потврда о продаји. Унутар кутије послате купцу морате да ставите рачун са детаљним датумом и временом куповине, купљеном робом и ценом и количином сваког предмета. Ако купчеве ствари морају бити отпремљене у више кутија, свака кутија мора садржати свој властити листић за паковање.
Карбонске копије
Технолошка софистицираност ваше компаније игра велику улогу у одређивању да ли ваши рачуни за продају треба да садрже копије. Ако ваши купци купују робу у малопродајном окружењу, а систем касе је компјутеризован, софтвер треба да има могућност дигиталног чувања сваке потврде. Међутим, ако користите застарели систем регистрација или за потврде о продаји написане на терену, копије од карбона су кључне за правилно евидентирање и праћење продаје и кретања ваших производа.
