Било је време не тако давно - чак и након што је е-пошта постала уобичајена - да би људи писали писма на папир захваљујући вам се за добро обављен посао или би написали кратку белешку на захвалници. Данас, са распрострањеношћу паметних телефона и преносних рачунара, већина захвалница се шаље као е-пошта. Знање када треба да одговорите на брзу поруку и како треба да формулишете свој одговор је од виталног значаја у доба када се етикета мења готово једнако брзо као технологија.
Када одговорити ... а када не
Заправо не постоји правило које налаже да морате одговорити на е-пошту са захвалницом. Међутим, ако желите да наставите пословни однос или да своје клијенте учините задовољним, признавање е-поште је често добра идеја.
Ако вам продавац пошаље е-пошту у којој вам захваљује што сте разговарали с њим телефоном, а ви не требате производе његове компаније, одговарање на њега може отворити врата бескрајном низу порука које не желите да примате. У овом случају, сасвим је прихватљиво брисање е-поште.
С друге стране, ако вам купац пошаље е-пошту у којој се захваљује на изванредној услузи, вероватно бисте требали да одговорите. Слично томе, ако адреса е-поште садржи питања на која је потребан одговор, вероватно бисте требали одговорити.
Зрцаљење вашег одговора
Као и код већине одговора е-поштом, зрцаљење је добар начин да друга особа добро прихвати ваш одговор. Без обзира да ли е-пошта са захвалницом има ваше пуно име и користи ли формални стил писања, или је то једноставна реченица без интерпункције или писања великих слова, обично можете одговорити у натури.
Одговарање на е-пошту купаца
Када купац одвоји време да вам напише е-маил са захвалницом, увек бисте требали одговорити, чак и ако то само потврђује да сте га добили. Не само да сретни купци постају стални купци, већ је већа вероватноћа да ће своје пријатеље и сараднике упутити на вас.
Један од начина да покажете да цените добре повратне информације је питати купца да ли бисте могли да користите њихову е-пошту као сведочанство за штампање на зиду или за постављање на вашу веб страницу.
Пример:
Поштована госпођо Фразиер,
Хвала вам што сте одвојили време да ми напишете. Увек ме радује што чујем сретног купца! Да ли бисте имали ништа против да вас цитирамо на страници са сведочанствима на нашој веб страници?
Одговарање кандидатима за посао
Данашњи кандидати за посао готово увек наставе са захвалом, без обзира на то колико добро или лоше је прошао интервју. Неодговарање на имејл подносиоца захтева ретко је добар одговор, јер постоје велике шансе да вас поново контактира.
Уколико већ нисте одлучили да подносиоцу захтева дате посао, ваш одговор не би требало да наговештава да подносилац захтева можда добија посао. Ако сте неодлучни, одговор такође не би требало да им уништи наде. Одржавајте професионални тон и обавестите подносиоца захтева шта треба да очекује као следећи корак.
Пример:
Било ми је задовољство упознати вас. Следећих дана интервјуисаћемо још неколико кандидата. Ако одлучимо да наставимо са другим интервјуом, контактираћу вас пре краја недеље.
Ако сте сигурни да кандидат не одговара вашој организацији, можете одлучити да будете директнији.
Пример:
Било ми је задовољство упознати вас. Нажалост, сумњам да ћемо у овом тренутку тражити интервју. Међутим, задржаћемо ваш резиме у евиденцији, уколико бисмо имали још један отвор. Желим вам најбоље у потрази за послом.
Приметите да се у оба примера писац одваја од компаније, као да жели да каже, „иако сам лично уживао у разговору са вама, компанија ће ангажовати неког другог“. Ово може помоћи у смањењу убода одбијања ако то не учините личним.
