Наруџбеница је правно обавезујући документ између добављача и купца. У њему су детаљно наведени производи које купац пристаје да купи по одређеној цени. Такође наводи купцу датум испоруке и услове плаћања. Рачунарски системи са наруџбеницама учинили су поступак куповине ефикаснијим и омогућавају боље праћење залиха и плаћања.
Сврхе наруџбеница
Наруџбенице се обично користе када купац жели да купи залихе или инвентар на рачун. То значи да добављач испоручује или отпрема купљене предмете пре плаћања, а наруџбеница служи као заштита од ризика. Заједно са правном заштитом, налози за куповину су значајни и за управљање залихама и за праћење плаћања. Наруџбенице помажу добављачима да прецизно упореде наручени инвентар са испорученим залихама.
Такође омогућавају добављачу да прати када су плаћања извршена по одређеним наруџбама. Купци држе копије налога које дају да би надзирали благовремени пријем предмета.
Предаја налога за куповину
Наруџбеницу припрема купац, често преко одељења за набавку. Овај процес се обично обавља помоћу електронских софтверских система, који омогућавају боље праћење и електронско подношење налога добављачу. Наруџбеница или наруџбеница обично укључује број наруџбенице, који је користан за усклађивање пошиљки са куповином; датум отпреме; Адреса за наплату; Достава Адреса; и ставке захтева, количине и цену. Софтверски програми обично имају поља за унос за сваки критични податак; купац једноставно попуњава поља пре обраде и слања налога.
Обрада наруџбеница
Једном када купац преда поруџбину, креира се куповина у току. Статус наруџбе остаје у току док наруџбенице не приме у складиште купца. Једном када је инвентар физички примљен, обично се скенира у инвентар и усклађује са одговарајућом наруџбеницом. Наруџбеница је означена као обрађена или захтева плаћање.
Купац завршава одговорност за куповину када изврши уплату. Да би се обезбедио тачан кредит за плаћање, у уплати треба да се наведе број налога или број рачуна компаније.
Коришћење наруџбеница од добављача
Добављачи користе наруџбенице за испуњавање налога и обраду плаћања. По пријему, наруџбеница се користи за повлачење купљеног инвентара за паковање и отпрему. Када се инвентар повуче, фактура се припрема на основу наруџби предмета и припрема за отпрему. Када се производи отпреме, добављач евидентира пошиљку у свом систему залиха.
Наруџбеница се подноси електронским путем, често се подносе и папирне копије. Наруџба је означена као испуњена или чека на плаћање. Постављени су важни датуми и рокови за подсећање на плаћање. Ово је добављачу важно за добро праћење плаћања и спровођење кредитних политика.
