У неким индустријама продавци раде у потпуности на основу наруџбеница или из детаљних уговора о куповини, али већина предузећа мора појединачно да закључи трансакције. У зависности од ваше бранше, можда узимате готовину, чекове, картице или случајну комбинацију све три. Једна од најосновнијих потреба за било којим продајно оријентисаним предузећем је начин остваривања и евидентирања продаје, а томе је намењен и ПОС уређај.
Шта је ПОС машина?
Потпуно значење ПОС-а је „продајно место“, или, другим речима, тамо је ваша трансакција финализована. Сам појам може имати неколико различитих интерпретација. У најужем смислу то значи да терминал који се налази поред касе обрађује кредитне и дебитне картице и било које поклон картице које прихватате у свом послу. Чешће, када говорите о ПОС машини, размишљаћете о целом терминалу који има информативни екран и могућност руковања свим врстама плаћања. Постоји и пуно ПОС уређаја наменске намене, а они се налазе негде између једноставног терминала за картице и свеобухватног, потпуно отвореног ПОС система. Без обзира да ли вас потребе воде до врхунског или најнижег нивоа, свака ПОС машина мора да обрађује неке од истих основних функција.
Основне ПОС функције
Оригинална ПОС машина била је једноставна каса. По савременим стандардима није учинио много, али је водио евиденцију о свакој продаји у коју је благајник наишао. Од тада, све док сте знали колико је готовине у благајни за почетак дана, могли сте да вежбате да ли је нестао било какав новац. Дневни укупани показали су вам да ли се продаја повећавала или смањивала, а на основу броја трансакција могли бисте израчунати вредност просечне продаје. Ако сте знали вредност ваше почетне залихе у доларима, могли бисте и уназад да кренете уназад од укупних продаја како бисте сазнали губите ли новац због крађе инвентара или неевидентиране продаје. Све су то основне ПОС функције, па су чак и најраније благајне знатно олакшале пословање засновано на продаји.
Како су године пролазиле, касе су постајале много способније. Могли би бити програмирани да додају одговарајуће порезе на продајну цену, тако да не бисте морали ручно да их обрађујете, а такође могу да евидентирају износе пореза у рачуноводствене сврхе. Могли су да дају међузбир по производима или категоријама производа, а на крају - како су рачунари постајали јефтинији и генерално доступнији - дизајнирани су за интеракцију са компјутеризованим позадинским софтвером. То је тачка у којој се традиционална каса трансформисала у систем продајних места, како данас користимо тај термин.
Малопродајни ПОС системи
Модерна малопродајна ПОС машина превазилази основне функције касице старе школе, чак и када споља изгледа као она. На каси предака требало је ручно да унесете цену сваког производа; сада су, међутим, цене унапред програмиране у систем и читају се са скенера за бар код. То значајно смањује могућност грешака, а такође побољшава тачност ваших извештаја о продаји. ПОС терминал може да се постави за праћење и евидентирање ваше продаје производа и услуга на било који начин који вам значи и обично се то директно веже за ваш рачуноводствени софтвер тако да су вам информације увек на дохват руке.
Сама ПОС машина и даље може изгледати као каса са ладицом за готовину испод, традиционалним распоредом тастатуре и уграђеним штампачем рачуна који користи колут уског папира за штампање својих листића. Неки системи имају другачији приступ, стављајући мали рачунар испод тезге са фиоком готовине и користећи тастатуру у рачунарском стилу за унос података који не потичу из скенера бар кодова. Још један стил ПОС машине у потпуности уклања тастатуру, користећи екране осетљиве на додир за унос информација. Стил терминала који користите није заправо најважнија ствар. Све три ове врсте, као и специјализованији терминали за нишу, једноставно раде као предњи крај за софтвер који заиста води вашу продавницу.
Трансакције су само полазна тачка
Звоњење на продаји је најосновнија ствар коју ПОС машина ради, али за то вам није потребан софистицирани уређај. Могли бисте то учинити оловком и књигом рачуна, ако је потребно, а постоји много малих оператера који раде управо то. Проблем ручног праћења ваших трансакција је тај што одузима пуно времена и ограничава раст ваше компаније. Савремени, компјутеризовани ПОС систем дизајниран је да вам поједностави приступ свим подацима о продаји, за рачуноводство и управљање. Та способност да претворите необрађене податке о продаји у нешто чиме се може управљати је оно што заправо плаћате.
Поједностављено рачуноводство и извештавање
Новчани ток може бити животна крв предузећа, али информације су кости и жиле, и ту ће засјати добар ПОС систем. Све ваше податке о продаји ставља директно у руке својих рачуновођа, било извозом података у ваш рачуноводствени систем или - идеално - интегрисањем директно у ваш рачуноводствени софтвер. Елиминисање додатног корака уноса података омогућава вам брже извештавање и заобилази тачку у којој се грешке могу увући у ваше рачуноводство. Сви ваши подаци о продаји су вам надохват руке сваког дана, често до секунде, тако да ће одлуке о управљању које доносите увек бити засноване на поузданим информацијама.
Да ли желите да знате који производи или категорије се најбоље продају на свакој локацији или у сваком одељењу? Које смене или који поједини продавци су одговорни за премештање највише производа? Колико је купаца искористило вашу најновију понуду купона или је дошло за производ који сте рекламирали само на једном одређеном месту? Ваш ПОС систем би вам требао рећи те ствари, или би то могао, уз минимално подешавање.
Перпетуал Инвентори
Још једна ствар коју ће ПОС систем учинити за вас, и то врло важну, јесте да вам пружи најновије информације о вашем нивоу залиха. Рачунар бележи ваш почетни инвентар за тај период, а затим надгледа распродаје и наруџбе које долазе, тако да би у сваком тренутку инвентар приказан на вашем рачунару требао бити ажуран. То се назива „вечити инвентар“ и истовремено је погодност и главни алат за управљање. Ако имате тачан, ажуран инвентар и добру пројекцију онога што би ваша продаја требало да буде у наредним недељама или месецима, можете наручити само онолико инвентара колико вам је вероватно потребно.
Наручивање само онога што вам треба, кад вам затреба - видећете да је то описано као наручивање „тачно на време“ - може бити права промена игре. Ваша новчана средства нису везана за вишак залиха, требат ће вам мање простора за складиштење и мања је вероватноћа да ћете затећи застарелу робу само да бисте је се решили.
Управљање физичким инвентаром
Неки ПОС системи могу вам помоћи и у управљању физичким залихама. Они ће пратити ваше долазне производе по категоријама, физичким локацијама или било којим другим критеријумима које сматрате важним. Када дође време да избројите свој физички инвентар, а затим га упоредите са непрекидним инвентаром рачунара, ваш ПОС вам може рећи где да га потражите и колико их треба да буде у било ком одсеку. Ако имате производе ускладиштене на различитим локацијама, а једно складиште показује више изгубљених или погрешно постављених производа од осталих складишта, то вам говори да можда имате проблем са сигурношћу или крађом на тој одређеној локацији. Чак и ако се ово покаже као обична непажња, то су корисне информације на које можете деловати како бисте осигурали да сви следе исте поступке.
Менаџмент за односе са муштеријама
Колико год су рачуноводство и управљање залихама важни, успешно пословање има више од бројања пасуља. Начин на који комуницирате са својим купцима и оно што знате о њима може да вам упали или разбије наде у дугорочни раст. Многи ПОС системи прате историју куповине ваших купаца током времена и можете почети да схватате ко су ваши најбољи купци и који нови производи могу да им се свиде. Без рачунарске помоћи, понекад је лако превидети неугледне купце који су стални купци, али који не направе довољно велику пљуску да би остали упечатљиви, али они су често окосница вашег пословања.
Угоститељски ПОС системи
ПОС системи нису ограничени на уобичајена предузећа заснована на продаји. Они су такође пресудни у угоститељству, где се користе за обраду још сложенијих сценарија. На пример, у ресторану систем мора да прати наруџбе и да штампа карте за кухињску посаду како би их знао шта треба припремити. Софистицирани системи могу да направе корак даље и одштампају одвојене карте за сваку радну станицу у кухињи, тако да сваки појединачни кувар има личну листу поруџбина. Систем такође мора бити у могућности да прати напојнице, угоститељске таксе и низ других посебних накнада, као и да прати уобичајене продајне цене и порезе.
Најспособнији ПОС ресторани у ресторану такође могу пружити врсту помоћи у управљању залихама у којој трговци уживају. У тим случајевима се сви рецепти из стандардног менија унапред уносе у рачунар. Ако ваши купци желе 213 поруџбина вашег потписаног јела од песто рачића у одређеној вечери, систем може да прилагоди ниво залиха да вам покаже колики је удубљење направљено у вашој залихи састојака. Увек ћете знати када и колико преуредити.
Терминали за обраду ПОС картица
Лепо је сањати о томе да вам све те функције буду надохват руке, али реално, није за сваки посао потребан ПОС систем у потпуности, нарочито на почетку. За сада вам може бити у реду са касом старе школе, посебно ако вам прскање за префињени ПОС систем оставља мало средстава за друге важне ствари, попут инвентара и платних спискова. У том случају, све што вам заиста треба је терминал за обраду картица. Свако може да прихвати готовину и чекове као плаћање, а ове једноставне ПОС машине нуде вам могућност узимања кредитних, дебитних и поклон картица.
У неким случајевима чак и софистицирани ПОС системи доносе прагматичну одлуку да користе одвојене терминале за обраду картица. Ако ту функцију уградите у монитор или тастатуру, једини начин да је надоградите је замена монитора или тастатуре, што је обично скупа опција. Са одвојеним терминалима, када се појаве нове технологије, као што су картице засноване на чипу или картице са додиром за плаћање, само требате да ваша услуга обраде плаћања замени или ажурира терминале.
Мобилни терминали за обраду картица
Постоје чак и начини за мобилне компаније да прихвате плаћање картицама, што може бити врло згодно ако сте занатлија или продавац на пољопривредном тржишту или ако имате такси или доставу. На пример, ако имате пицерију, компанија која вам пружа редовне терминале за обраду картица вероватно вам може поставити мобилну верзију на батерију за ваше возаче испоруке. Они користе технологију мобилних телефона, са СИМ картицом и мобилним подацима, тако да можете прихватити плаћања било где где постоји мобилни сигнал.
Можете чак да додате мали читач картица или „донгле“ на телефон или таблет, тако да га можете користити као једноставан ПОС уређај. Читачи картица доступни су код већег броја добављача и прихватају плаћања путем услуга као што су Скуаре и ПаиПал, као и путем конвенционалних добављача услуга.
