Мицрософт Екцел може бити моћан ресурс за управљање свим врстама података, али је посебно користан за праћење ваших пословних контаката. Имати све своје контакте или потенцијалне потенцијалне купце у прорачунској табели помаже вам да организујете и управљате њиховим информацијама и даје вам погодно место за праћење када и колико често сте их контактирали.
Стварање листе контаката на овај начин олакшава истовремено контактирање више контаката. Рецимо да неким контактима желите да пошаљу накнадну пошту. Следећи кораке у наставку, можете штампајте налепнице компаније Екцел за више контаката директно у програму Мицрософт Ворд; процес који би иначе захтевао стварање више докумената и куцање података који се понављају.
Све што треба да урадите је увези Екцел адресе уОзнаке речи помоћу функције Спајање поште. Ево како то радите.
Како штампати налепнице из програма Екцел
Прво морате да направите правилно форматирану листу контаката у Екцел табели.Можда сте ово већ имали, али ако то не учините, почните са стварањем низа колона које ће садржати информације о контактима, при чему прва ћелија сваке колоне садржи наслов који означава одговарајуће податке у наставку.
Обавезно направите наслов и колону за сваки контактни податак који желите „Спајање“ на ваше Ворд етикете. За поштанску етикету, ово би укључивало основне контакт информације, као што су следеће:
- Име.
- Презиме.
- Улица и број.
- Град.
- Стање.
- Поштански број.
Једном када су постављени наслови, унесите одговарајуће контакт податке у одговарајућу колону испод сваког одговарајућег наслова за исто толико налепнице за спајање поште из програма Екцел оно што желиш.
Повезивање ваше Екцел табеле са Вордом
Пре него што можеш увези Екцел адресе у Вордетикете, ако то већ нисте учинили, уверите се да сте омогућили опцију да претворити Ворд у Екцел докумената и обрнуто.
Да бисте то урадили, идите на Датотека> Опције> Напредно> Опште, и изаберите Ц.* онфирм конверзација формата датотеке* на Отвори опција. Ово ће аутоматски претворити било који Екцел форматирање у одговарајуће Ворд форматирање приликом увоза ознака за спајање поште из Екцел.
Направите налепнице из програма Екцел
Сада, у новом Ворд документу, пронађите картицу Маилингс и изаберите опцију Старт Маил Спајање. Одатле кликните Ознаке. На екрану Лабелс одаберите одговарајући тип етикете и број производа који се подударају са етикетом коју желите у пољу Лабел Вендорс.
Можете и да креирате сопствену прилагођену налепницу са властитим прилагођеним димензијама кликом на Нова ознака. Када ти креирајте налепнице из програма Екцел, такође можете да додате означитеље као повратну адресу или логотип компаније из своје компаније.
Једном створени, кликните на дугме У реду, а затим повежите свој Ворд документ са својом Екцел контакт листом.
Спојите Екцел у Ворд налепнице
Повратак на Картица Маилингс од твог Ворд доц, и поново изаберите Спајање поште. Овај пут идите на Примаоци, и кликните Користите постојећу листу. Пронађи Екцел док помоћу листе контаката и изаберите је из Изаберите Извор података именик. Потврдите да је извор вашег „спајања“ ваша оригинална листа контаката кликом на ОК, и онда кликните ОК поново да бисте изабрали табелу са листом контаката.
Врати се на Картица Маилингс. Под Напиши и убаци поља група, кликните Блок адреса. Потврдите да је ваш заглављес у вашем Подударање табеле Екцел поља која захтева ознака коју сте изабрали, а затим кликните Матцх Фиелдс. Ова поља су чувари места која ће заменити информације са ваше листе контаката када извршите обједињавање поште.
Ако постоје нетачна подударања, можете користити падајућа стрелица поред било ког поља које нема премца, да се подудара са одговарајућим тачним избором. Требали бисте бити у могућности да одаберете тачан наслов са листе контаката који одговара сваком од њих поље. Ако не, вратите се на оригиналну листу у Екцел и уредите наслове. Када је све одабрано и подударно, потврдите избор помоћу У реду дугме да затворите оквир и одаберите Ажурирање ознака у Напиши и убаци поља одељак.
Ознаке за спајање поште из програма Екцел
Сада када су ознаке ажуриране да одговарају одговарајућим пољима обједињавања, време је да спојити Екцел у Ворд налепнице. Реч ће сада штампајте налепнице из програма Екцел за сваки контакт са ваше листе контаката.
Пре тебе креирајте налепнице из Екцел-а, можете одабрати Преглед резултата опција из Маилинг таб да бисте прегледали сваку појединачну налепницу пре него што завршите обједињавање и одштампате цео избор. Преглед а мало етикета* с* како би били сигурни да су исправно форматирани; или можете бити разборити и прегледати сви они.
Једном кад прегледао или су одлучили да с* кип преглед*, изаберите Заврши и споји опција на картици Маилингс. Одатле можете уређивати појединце етикете или можете одлучити за штампу. Ако све изгледа добро, изаберите Штампање докумената да одштампате своје етикете. Ово је последњи корак ка увести Екцел адресе у ознаке речи, и креира нови документ, где ће ваше прилагођене налепнице бити сачуване, уколико то буде потребно поново доћи до истих контаката убудуће.
Користите обједињавање поште за прављење прилагођених докумената осим налепница
Не требате користити Спајање поште само за стварање етикета. Поред креирања прилагођених етикета за отпрему, можда ћете желети да својим контактима пошаљете и прилагођене поруке. Помоћу функције Спајање поште можете да креирате све врсте прилагођених писма, коверте, е-адресе, и директоријуми.
Урадити ово, креирајте н_ев Ворд документа и вратите се у Маилингс таб. Изаберите опцију коју желите да креирате из менија Покрените Спајање поште и поновите горње кораке за спајање листе контаката у Екцел са било чиме_ нови документ је. Затим започните са креирањем предметног документа.
Уметање прилагођеног поља за обједињавање помоћу обједињавања поште
Када шаљете прилагођене комуникације својим контактима, можда ћете желети да укључите прилагођено поље за обједињавање унутар тела дотичног документа. Поред могућности додавања прилагођених Блок адреса или Поздравна линија, такође можете уметнути прилагођено поље за спајање. Ово може бити било шта од а име контакта до а прилагођени сентенце* како сте упознали тај контакт - али то мора бити део ваше листе контаката у програму Екцел, са одговарајућим насловом који ће бити укључен у спајање.
Да убаците један од ових прилагођена поља за спајање, идите на Маилинг таб, а затим на Напиши и убаци поље_с одељак. Кликните на Инсерт Мерге Фиелд. Од вас ће се тражити изаберите наслов колоне са листе контаката, па одаберите одговарајући наслов који желите да обједините и кликните Инсерт._
Када додате свако прилагођено поље за обједињавање које желите да буде укључено у ваше писмо, вратите се на Маилинг таб. Преглед резултате да бисте прегледали да ли ће се сва ваша прилагођена поља правилно спојити и имати смисла у контексту документа. Затим одаберите Заврши и споји када будете спремни да креирате и одштампате нове прилагођене поруке.
