У послу односи граде партнерске односе и верне купце. Када пишете пословно писмо, поздрав успостављате од почетка. Без обзира да ли шаљете пословна поштанска писма или е-пошту, у поздраву постоје различити прихватљиви начини обраћања читаоцу. Обавезно држите тон професионалним и у складу са професионалним односом који имате са примаоцем.
Свечани поздрав
Користите формалне поздраве када не знате примаоца, имате нижи наслов или сте на неки други начин подређени примаоцу. Формални поздрави у пословним писмима су традиционални и широко прихваћени. Треба их користити када нисте сигурни како да се обратите другој страни.
- Непознати прималац: Постоје два традиционално прихватљива поздрава када пишете пословно писмо непознатом примаоцу. Да кога занима или Поштовани укажите поштовање свима који су предвиђени читаоци.
- Познати прималац: Када шаљете писмо одређеној особи чије име имате, започните са Драги и користите презиме те особе. Када је могуће, идентификујте пол, брачно стање и професионално звање. Користите идентификаторе господин., Госпођа., Госпођица, или Госпођа. да се дефинишу пол и брачно стање. Када се обраћате лекару, користите Др. пре презимена. Када се обраћате професору, користите Проф. Идентификатори се користе између Поштовани и презимена. На пример, Драги проф. Јонес. Не користите полни идентификатор ако особа има професионални идентификатор.
- Родне специфичности: Понекад имате пуно име и презиме особе, али нисте сигурни да ли је мушко или женско. Језичке разлике, јединствени правопис и роднозначна имена могу створити забуну. Не погађајте. Ако нисте сигурни у пол пола примаоца, одрекните се родног идентификатора и користите пуно име. На пример, Драги Јан Јонес.
Кад је могуће, научите што више о тој особи како бисте поздрав учинили што угоднијим. То би могло захтевати неколико додатних минута рада, али често даје боље одговоре.
Коришћење полуформалних поздрава
Ако сте у истој вези са примаоцем или имате дугу везу која вас квалификује да будете љубазнији, можете да користите полуформални поздрав. Ово је исто што бисте послали пријатељу за резервацију рођендана, али даје тон који одговара начину на који комуницирате са особом у стварном животу.
- Примаоци групе: Ако користите програм за спајање поште, могуће је послати писмо и прилагодити поздрав на основу сваког појединца. Међутим, постоје случајеви када се писмо шаље читавој групи и не индивидуализује. У овом случају идентификујте групу колективно. На пример, Драги присутни, Поштоване колеге или Драги тиме су прихватљиви.
- Појединац мушко или женско: У мање формалном писму, Деар се и даље користи, али са именом особе. Нису потребни идентификатори. Опет, ово би требало да буде у случајевима када сте већ са приматељем. На пример, Драги Јое функционише ако Јоеа не зовете лично Мр. Јонес.
- Уобичајени дигитални поздрав: Е-пошта тежи да следи опуштеније смернице стила. Још једном утврдите однос и прикладност коришћења мање формалних поздрава попут Здраво или Добар дан. Ако сумњате, наслоните се на то да будете мало традиционалнији да не бисте изнервирали некога ко би ваш поздрав могао да схвати као недостатак поштовања. Као и у свему у послу, схватите с ким комуницирате да бисте то одлучили.
Полуформални поздрави се користе и у поштанским дописима и у преписци путем е-поште. Е-пошта је мање формална по природи и ти поздрави се више користе у е-пошти него формални поздрави.
Размотрите тон читавог писма
Једна је ствар одабрати професионални поздрав. Једнако је важно да поздрав одговара тону писма. Можда сте пријатељски расположени према некој особи, али ако наводите услове за нови уговор, писмо ће бити формално. Поздрав мора одговарати тону и треба да буде традиционални, као што је Драги господине Смитх.
Није довољно одабрати поздрав који се осећа исправно. Пословно писмо је направљено с разлогом и сваки његов део, од поздрава до постскрипта, израђен је са сврхом.
Дужна пажња о примаоцу
Узимање времена за откривање имена, звања и професионалног статуса неке особе увелико напредује у пословној преписци. Показује поштовање и професионалност. Позовите компанију да разговара са рецепционаром или другим представником и питајте коме треба упутити писмо у вези са предметом. Људи вам често радо пружају потребне информације, мада можете наићи на проблеме са чуварима врата који филтрирају продајну преписку за шефове.
Ако информације не можете добити телефоном, идите на Интернет и потражите директоријум компаније. Користите своју просудбу да бисте одлучили коме писмо треба да иде. Чак и ако оде на погрешну особу, већа је вероватноћа да ће бити прослеђена ако не започиње генеричким поздравом и без имена.
