Организационе вештине сматрају се драгоценим за сваког запосленог, али постоји неколико специфичнијих вештина које човеку заједно дају „јаке организационе вештине“. Генерално се сматра да неко са јаким организационим способностима може да управља својим дужностима мудрим планирањем, оптимизацијом времена, оријентацијом према детаљима и одређивањем приоритета. Ваша способност да глатко видите пројекат од раног планирања до коначног завршетка сигурно ћете приметити у својој организацији.
Важно планирање
Јаке организационе способности уско су повезане са снажном способношћу планирања. Они подразумевају да неко са јаким организационим способностима планирање чини важним. Особа са добрим организационим способностима поставља специфичне задатке за извршење или завршетак и тим задацима приступа с намером. Ово се прилично разликује од људи који немају организационе вештине и делују без одређених планова, делујући спонтаније. Бити добар планер је, дакле, важно да бисте имали јаке организационе способности.
Да бисте побољшали планирање, изложите главне кораке који ће бити потребни да би се задатак довршио. Они ће се разликовати у зависности од посла којим се бавите, али могу укључивати буџетирање, запошљавање, рад са добављачима, истраживање и друге кораке потребне за обављање послова. Затим идентификујте под-задатке неопходне за сваки корак у вашем пројекту.
Дајте приоритет свим задацима
Одређивање приоритета је саставни део организационих вештина. Организовање активности је релативно бесмислено ако задатке не одредите по приоритету тако да прво извршите најважније ствари. Давањем приоритета, организовани људи прво извршавају своје најважније задатке да би оптимизирали своју производњу. Постављање приоритета такође ће помоћи у расподјели трошкова пројекта, јер су задаци с највећим приоритетом они који би требали добити сигурно финансирање.
Као једноставан пример: организовање канцеларијске забаве ради јачања морала особља може бити вредан подухват, али вероватно неће имати исти приоритет као ажурирање вишег руководства добијањем извештаја о напретку на време. Нека ваши приоритети буду јасни.
Управљање временом је неопходно
Управљање временом је још један важан елемент организационих вештина. Искористити своје време на најбољи начин је важно у контексту организације. У ствари, организација је генерално намењена томе да вам помогне да постигнете што је могуће више током одређеног временског оквира.
Правилно управљање временом обично укључује употребу планера или планера за оцртавање састанака или важних активности које ће се одржати сваког дана. Навођење употребе вашег времена помаже вам да од њега добијете највећу вредност. Планирање се може извршити на папиру, али постоје и изврсни мрежни и софтверски алати који вам могу помоћи у управљању временом. За велике пројекте који укључују особље на многим локацијама, неки облик управљања временом и софтвера за управљање пројектима може бити неопходан.
Пазите на детаље
Организација и оријентација према детаљима су обично повезане. Детаљна оријентација је фокус на малим стварима које чине пројекат довршеним или испуњавају сваки аспект одређеног задатка. Детаљна оријентација често помаже организованим запосленима да избегну превиде на важним пројектима и мале погрешне кораке који могу послужити као увреда за иначе добро завршен пројекат. Једна од НАСА-иних мисија на Марс славно је пропала јер су инжењери у својим прорачунима користили енглеске, а не метричке јединице. Детаљи су кључни за успех пројекта!
Рачуновође и пројектни менаџери су међу запосленима који често поседују снажну способност оријентације према детаљима, јер су мање грешке главни проблеми у њиховом раду.
