Доследни поступци повећавају шансе за обављање доследног висококвалитетног посла. Стандардна оперативна процедура или СОП је документ који садржи детаљна упутства о томе како обављати одређену пословну активност, попут производње или вођења евиденције. Иако је већина СОП-а представљена као текстуални документи, они такође могу садржати слике или видео записе који помажу у разјашњавању њихових упутстава.
СОП одељци
- Сврха: Овај одељак описује разлог настанка документа. Ове информације треба да буду представљене у облику кратког пасуса који наводи природу поступка и зашто га ваше предузеће обавља.
- Опсег: Даље, СОП даје кратак пасус који описује које су активности у надлежности поступка.
- Дефиниције: Овде дефинишете било који од термина поступка који захтевају посебно појашњење. Овај одељак зависи од индустрије и може се изоставити ако није релевантан или потребан.
- Референце: Овај одељак наводи друге пратеће документе и материјале, попут приручника за квалитет или међународног стандарда. Овај одељак такође зависи од индустрије и у неким случајевима се може изоставити, посебно ако се поступци објашњавају само по себи.
- Захтеви: Ово је ваша прилика да опишете све захтеве који морају бити на месту пре извршења поступка, као што је обука особља за изградњу потребних вештина.
- Одговорности: Овај одељак објашњава ко је одговоран за које аспекте поступка.
- Кораци поступка: Овај одељак ће пружити детаљна упутства која описују како се обавља пословна активност. Важно је упутства учинити недвосмисленим. Краће реченице је лакше пратити, нарочито ако се кораци морају изводити узастопно. Поделите га на неколико краћих одељака ако је предугачак.
Једноставан пример стандардних оперативних поступака
Ево једноставног СОП-а за банку како би потврдио идентитет шетње по наруџби:
- Сврха: Овај поступак описује кораке потребне за верификацију идентитета купца.
- Опсег: Овај поступак се односи на било ког клијента који улази или на купца у пролазима свих филијала АЦМЕ банке.
- Одговорности: Сви запослени у филијали који обављају послове благајника дужни су да потврде идентитет клијента.
- Верификација идентитета купца: Свака благајна мора да верификује идентитет сваког купца пре подизања готовине или извршавања трансфера између рачуна. Благајник мора да затражи идентификациони документ са фотографијом од купца и да се увери да се име на идентификационом документу подудара са именом на рачуну, те да је купац у ствари особа која је слика на фотографији.
Како се користе СОП-ови
Менаџери користе СОП да би комуницирали са особљем и објаснили како се обављају одређене операције компаније. Запослени могу користити СОП за референцу када уче да извршавају одређене задатке према утврђеним протоколима. Регулаторне агенције, попут Управе за храну и лекове, користе СОП када одређују да ли процеси компаније испуњавају агенцијске стандарде.
