Када понашање запосленог угрози продуктивност и морал вашег тима, време је за акцију. Иако је неопходно састати се са запослеником како бисте разговарали о вашим забринутостима, праћење писма о неусаглашености не само да обавештава запосленог да је његово понашање неприхватљиво, већ и вашем предузећу пружа документацију која се може користити у парници или у спор о захтеву за незапосленост.
Поштујте правила пословне кореспонденције
Напишите писмо на заглављу компаније. Ако писмо шаљете е-поштом, сачувајте га у облику .пдф и пошаљите као прилог. Започните писмо у формату дописа који пружа основне информације о томе о којој се преписци ради.
Пример:
ТО: Јане Смитх
ОД: Јерри Смитхе [парафирај ову линију]
ПРЕДМЕТ: Погрешно понашање у канцеларији
ДАТУМ: 23. августа 2019
Наведите чињенице
Писмо о непослушности није прилика да своје притужбе избаците на запосленог који је постао сметња или обавеза. Нека ваше писмо буде кратко, његов језик не мора бити емотиван и побрините се да ваше бриге и последице по запосленог буду јасне.
Пример:
Као што смо разговарали на нашем данашњем састанку, имам озбиљну забринутост због вашег понашања и према колегама и према себи. Више пута сте показали непоштовање на групним састанцима, индивидуалним дискусијама и током разговора овде у канцеларији. Оваква понашања штете пословном моралу и постала су обавеза у завршетку пројекта Јохнсон & Греене.
Наведите примере понашања
Документирајте случајеве лошег понашања у писму. Обавезно наведите датуме и имена осталих укључених страна. Непристрасно опишите негативна понашања. Не будите драматични, али наведите детаље који би свима који читају писмо помогли да разуме шта се догодило и зашто понашање запослених заслужује укор.
Пример:
Током јучерашњег састанка (22. августа 2019), ваше понашање је било непрофесионално и ометајуће. Неколико пута сте колутали очима док је Тим говорио, двапут сте га прекидали и на крају окренули од њега када је покушао да разговара с вама о својим забринутостима. Такође сте гласно уздахнули док је Рутх давала извештај. Када сам вас замолио да појасните шта вас узнемирава у вези с оним што је Рутх имала за рећи, одмахнули сте главом и рекли да би за то требало превише времена.
Ово понашање је уследило након вашег испада 20. августа 2019. године, током којег сте повисили глас на Ерицу када је имала потешкоћа у проналажењу датотеке коју сте желели. У то време смо имали госте у канцеларији и могао сам да кажем да им је било неугодно кад су чули да се тако понашате према Ерики. Кад сам вам приватно разговарао о инциденту, слегнули сте раменима и рекли да „Ерица треба да одговара за своју неорганизованост“. Изјавио сам да, иако је то можда случај, никада нема разлога за повишење гласа, посебно у професионалном окружењу. Пристали сте да то „ублажите“ у будућности.
Данас, када смо се састали да разговарамо о томе шта се догодило на састанку 29. августа, ви сте се бранили и питали ме да ли сам то решио за вас. Инсистирали сте да претјерујем. Истакао сам да је на мени као власнику компаније да одлучим какву канцеларијску културу желим да негујем. Рекли сте да сам "превише мекан" и да ће посао ићи у проблеме ако наставим да "мазим" људе. Прекинули сте ме три пута док сам покушавао да објасним свој став и на крају излетјели из своје канцеларије док сам још разговарао с вама.
Напомена Последице
Писмо треба јасно да објасни последице тренутног понашања запосленог, као и шта може да очекује ако не изврши тренутне промене. Често је добра идеја изнијети план непосредне одговорности за позитивне промјене.
Пример:
Јане, иако сам генерално импресиониран твојим радом и ценим те као запосленог, немогуће је подстаћи продуктивно, колегијално радно окружење када се запослени редовно понаша као ти. Да бих вам импресионирао озбиљност ваших поступака и пружио нашем тиму мало времена да се прегрупише, суспендоваћу вас до краја ове недеље без плате. Изаћи ћете из канцеларије данас, у среду, 23. августа, и вратит ћете се тек у 9 сати у понедељак, 28. августа. Надам се да ће вам ово слободно време дати мало времена да размислите о својим поступцима и размотрите кораке које бисте могли предузети који ће вам помоћи вам да одговарајуће функционишете у професионалном окружењу.
По повратку у понедељак, пошаљите ми имејл како бисмо могли да одредимо време за разговор о вашим плановима за решавање вашег понашања. Међутим, ако се ваше абразивно понашање настави, не можете ми оставити ништа друго до да вас разрешим са свог положаја. Искрено се надам да до овога ипак неће доћи.
