Мицрософт 365 Оффице Суите је моћан скуп софтверских програма који се широко користе у целом послу. Док се Екцел користи као програм за прорачунске табеле, а Ворд као програм за обраду текста, обојица су у могућности да се интегришу како би неприметно креирали документе који се редовно користе у послу. Иако не можете директно да претворите .клс у .доц, екстензије датотека Екцел и Ворд, можете да обављате функције као што су уметања у табеле спајања поште.
Коришћење Екцел података у програму Ворд
Отворите Екцел датотеку коју желите да преместите у Ворд документ. Затим отворите Ворд; можете користити постојећи документ или покренути нови Ворд документ. Утврдите колико Екцел листа желите да копирате и налепите у Ворд документ. Ако постоји графикон који желите да копирате, помоћу миша изаберите графикон, а затим притисните Цонтрол + Ц. Овим се копира изабрано подручје.
Сада идите на Ворд документ и пронађите подручје у које желите да уметнете копирани графикон. Поставите курсор на то место, а затим притисните Цонтрол + В да бисте тамо залепили графикон. У програму Екцел 2010 постоји неколико опција лепљења означених искачућим прозором са пет икона. С лева на десно иконе значе да ће налепљени предмети:
- Користите тему одредишта: Ово уграђује графикон тако да одговара постојећем документу.
- Задржи форматирање извора: Формат графикона остаје исти као у Екцел листу и може се ручно уређивати у програму Ворд.
- Користите тему одредишта и податке о везама: Тема Ворд документа се подудара, али подаци остају повезани са Екцел листом, одражавајући све промене извршене на подацима Екцел табеле.
- Задржите форматирање извора и повежите податке: Оригинална тема Екцел табеле премешта се у Ворд документ заједно са одржавањем везе података до Екцел датотеке како би се извршиле промене како се Екцел табела ажурира.
- Слика: Графикон је налепљен као слика и није могуће уређивање ћелија графикона.
У зависности од величине графикона, можда ћете морати да му промените величину како би одговарала маргинама документа. Урадите то тако што ћете кликнути на графикон тако да се графикон оцрта, а мали квадратићи налазе на сваком углу и средњој линији контуре. Изаберите горњи леви квадрат помоћу миша и држите га док повлачите угао у средину или ван да бисте променили величину графикона.
Процедура спајања поште
Маил Мерге је моћан алат који интегрише податке у Екцел листу у слова, коверте и налепнице креиране у програму Ворд. Ако имате велику базу података са именима клијената, адресама и бројевима телефона, Ворд може послати индивидуализовани документ свакој особи стварањем датотеке за спајање поште.
Припремите Екцел лист за Спајање поште правилном припремом података. Именујте колоне како ћете их спајати. На пример, колона са именом особе треба да носи ознаку Име. Спајање поште подудараће се са именом, презименом, адресом 1, адресом 2, градом, државом и поштанским бројем. Ако овим колонама не дате имена како би се подударали са спајањем поште, Ворд можда неће препознати да је једна колона поље које треба да користи и превидети податке.
Отворите нови Ворд документ. На картици Старт Маил Спајање отворите Маилингс и одаберите коју врсту спајања поште желите да урадите: писма, коверте, налепнице или е-адресе. Идите на картицу Селецт Реципиентс и одаберите Усе А Екистинг Лист. Потражите Екцел табелу која садржи податке које желите да спојите у Ворд.
Затим ћете уметнути блок адреса. Ту убацујете имена колона која се подударају са информацијама које желите на писмо, етикету или коверту, као што су Име, Презиме и Адреса. Изаберите У реду и Сачувај датотеку. Ако радите на писму, можда ћете желети да убаците поздрав са именом особе. Следите упутства у оквиру Поздравна линија као и за блок адреса. Уз било које додатке, изаберите У реду и Сачувај датотеку.
Идите на Заврши обједињавање поште да бисте омогућили да се две датотеке комбинују и креирају жељене индивидуализоване документе. Можете да сачувате целокупно спајање поште да бисте га убудуће користили са осталим скупним поштанским порукама.
