Током нормалног пословања, ваша компанија ће морати да користи разна писма за комуникацију са купцима, добављачима, продајним потенцијалним клијентима, запосленима и разним другим људима. Иако се званична пословна писма могу чинити помало застарела у изузетно дигиталном свету, знајући како правилно форматирати и саставити писмо и одговарајуће прилоге обезбедиће да се на вас и на вашу компанију гледа као на професионалну организацију.
Наведите јасну сврху
Када пишете пословну преписку, јасно наведите своју сврху и повежите поруку директно са предметима које прилажете. Можда пратите захтев за информацијама о вашој компанији, представљате се потенцијалном клијенту или обраћате се инвеститору са пословним предлогом. Када прималац зна зашто пишете, прилози које ћете им послати имаће више смисла и биће прегледани кроз сочиво података у вашем писму.
Прилози позивају на континуирано ангажовање
- Пробављиве информације: Појавом е-поште, количина комуникације која тече око дигиталних аутопутева је огромна. Просечан радник свакодневно прима између 100 и 200 е-маилова и сигурно не може сварити све информације садржане у сваком од њих. Штампано писмо може се издвојити из дигиталне поште и привући пажњу читаоца. Позовите читаоца да се потпуније ангажује читајући прилоге како бисте добили више информација о вашој компанији или одговорили на ваше предлоге.
- Повратна информација: Иако су писма облик комуникације, прилично су једнострана. Имате прилику да доставите своју поруку, али не добијате повратне информације од особе којој пишете. Прилози вам омогућавају да чујете другу страну „разговора“. Траже одговор повратном разгледницом, е-поштом или попуњавањем обрасца и дају вам идеју о томе колико је добро примљена ваша порука.
Примери прилога
Не постоје постављена правила за оно што се може приложити уз ваше писмо. Међутим, шаљите само оно што је неопходно за вашу сврху. Не преоптерећујте примаоца са толико материјала да ће се осећати преплављеним; желите да читају материјал, а не да га одбацују. Примери кућишта укључују:
- Брошуре - документи који садрже информације о вашој компанији, производима или услугама
- Правни документи - Изјаве о политици приватности, обрасци за објављивање
- Обрасци понуда - пријаве добављачима за обављање послова за вашу компанију
- Порески обрасци - В-9 порески документи које требате чувати у евиденцији
Форматирање писма за прилоге
Формално пословно писмо требало би да читаоца обавести да прилажете документе. Добра идеја је да се на документе позовете по имену, а ако захтевају одговор, наведите и то. На пример, „Молимо вас да попуните и вратите приложени образац В-9 у нашу канцеларију до 31. децембра“. Поред тога, на крају вашег писма, два реда испод вашег потписа, налазио се један од следећих записа:
- Кућишта (2)
- Приложи: Брошура производа (1), Коментари купаца (2)
- Прилог: Образац В-9
Некада је стандардни језик за помињање прилога укључивао фразу, „У прилогу, пронађите ...“. Међутим, ова фраза је застарела и престаје да се користи. Уосталом, већ сте рекли читаоцу да прилажете документе, тако да они не морају да их траже. Једноставно пишући: „Прилажем _____, "требало би да буде довољно.
Кућишта у дигиталном свету
Будући да се велики део пословне преписке одвија преко Интернета, већи део вашег пословног писма може се одвијати као е-пошта. У овом случају, документе ћете приложити електронским путем и текст се може променити тако да одражава промену. Датотеке докумената чувајте у одговарајућим форматима и у разумним величинама за преузимање.
Означите пре слања
Обавезно уметните прилоге заједно са својим писмом пре слања поште. Слично томе, ако шаљете е-пошту, обавезно приложите своје документе. Иако је лако направити ову грешку, клизање на овом детаљу може нарушити вашу професионалну слику и створити код примаоца утисак да не обраћате пажњу на детаље.
