Углавном су прошла времена када би се власници малих предузећа могли окретати на својим столицама и најављивати свом особљу: „Нађимо се данас у 4.“ Технологија је ослободила запосленике да раде на даљину и са безбројних локација. Ако понекад осећате да је ова стварност додала елемент „дивљег запада“ вашем малом предузећу, размислите о верзијама Мицрософт Оутлоок 2010 да бисте пронашли толико потребан ласо. С лакоћом може заокружити све - чим научите како да одмотате конопац и направите унос у календар у неколико једноставних корака.
Направите унос у календар
Позовите некога на састанак или догађај на један од три начина након што отворите Оутлоок:
- Кликните на „Нев Итемс“ у горњем левом углу. Затим, испод ње, кликните на „Састанак“.
- Кликните икону „Календар“ (друга икона у левом доњем углу екрана). Затим кликните на „Нови састанак“ или „Нови састанак“.
- У поштанском сандучету е-поште кликните на „Одговори састанком“.
Изаберите Оутлоок Позови присутне
Користите свој „Адресар“ да бисте преузели адресе е-поште за ред „До“, на којем ће се наћи примаоци позива из вашег календара. Или, ручно унесите њихове адресе е-поште. (У овом тренутку би било паметно додати ове људе у свој адресар. Уштедећете неколико тренутака када следећи пут будете желели да унесете календар.)
Попуните позивницу за календар
Унесите завршне и основне детаље у позивницу за календар попуњавањем:
- Линија предмета
- Локација
- Почетно време
- Време завршетка помоћу падајућих оквира
Размотрите детаље
Пре него што притиснете „Пошаљи“, размислите о мудрости писања кратке поруке у поље за текст која објашњава тачну природу вашег позива у календару. Ово би могло бити посебно корисно ако верујете да позив може покренути телефонске упите или посете вашој канцеларији од стране запослених. Порука може предупредити такве прекиде, говорећи запосленима шта треба да знају, као и шта треба да ураде да би се припремили.
Ако желите да запослени прочитају датотеку пре састанка, кликните на „Приложи датотеку“ пре него што пошаљу позивницу за календар. Да бисте били сигурни да га неће превидети, напишите кратку поруку усмеравајући им пажњу на то.
Пошаљите позивницу за календар на даљину
Не морате да будете везани за свој радни рачунар попут футроле на каубоју да бисте својим запосленима послали позивницу из календара. Можете га послати са иПхоне-а тако што ћете отићи у апликацију календар и следити ове кораке:
- Направите „Нови догађај“ (или „Постојећи догађај“ ако прослеђујете позив на догађај који сте већ креирали).
- Додирните дугме „Уреди“.
- Додирните „Позвани“.
- Додајте адресе е-поште људи које желите да позовете на ваш састанак или догађај.
- Додирните дугме „Готово“, које се налази у горњем десном углу и служи као функција „слања“.
Искориштавање Оутлоок-ове функције позивања календара је још један корак који ће вам помоћи да уведете ред и организацију у свој живот власника малог предузећа. А и ваши запослени ће ценити ваш труд.
