Добра пословна комуникација може направити огромну разлику у томе како вас доживљавају. Без обзира да ли пишете формални предлог у облику писма или само пословно писмо, правилно коришћење форматирања и јасно и кратко објашњење идеја обезбедиће да ваша публика разуме ваше идеје и повећа вероватноћу да их позитивно погледа.
Форматирајте писмо
Правилно форматирајте писмо. На заглављу запишите своје име, адресу и друге контакт податке у средини на врху. Ако немате заглавље, унесите своје име и адресу у горњи десни угао слова. Име и адреса примаоца треба да буду два реда ниже од ваше адресе и у левом углу. Поставите датум центрирано испод адресе примаоца или на десној страни на линији испод адресе примаоца.
Затим ставите ред „Ре:“ на леву страну испод датума. Овај ред треба да садржи јасне, сажете информације о теми писма. На пример, ако разговарате о предлогу, напишите нешто попут: „Ре: Предлог за проширење партнерства“.
Обратите се примаоцу
Започните своје писмо формалним поздравом користећи одговарајући наслов примаоца. У одговарајуће наслове спадају господин, госпођа и др. Не обраћајте се жени као госпођа или госпођица, осим ако вам то изричито није рекла. Поздрав треба да прати двотачка тако да ваш поздрав изгледа овако: „Драги др. Смитх:“
Наведите детаље о позадини
Наведите све основне информације у првом пасусу. На пример, ако пратите састанак, кратко разговарајте о теми састанка. Ако подносите предлог, у првом пасусу дајте кратак резиме предлога. Ово може помоћи вашој публици да разуме сложене предлоге.
Наведите своју сврху
Јасно и сажето наведите циљ свог писма и тражену следећу акцију. Када пишете предлог, наведите јасне детаље који не додају стране информације. На пример, предлог пословног аранжмана треба да садржи основне услове предлога. Такође бисте требали укључити све релевантне статистике или чињенице у свој предлог. Предлози су јачи и уверљивији када су утемељени у истраживањима или стварном искуству.
Затражите од примаоца наставак
Ако од примаоца тражите конкретну радњу - као што је повраћај средстава или продужење рока - наведите ово у последњем пасусу. Ако предлог примаоцу доноси било какве потенцијалне користи, обавезно то наведите. Особа која тражи повраћај новца од предузећа може нагласити да ће је повраћај новца подстаћи да покровитељ предузећа у будућности.
Затвори писмо
Затворите писмо тако што ћете се захвалити особи на пажњи и охрабрити је да вас контактира ако има питања. Писмо треба да се закључи валидацијом као што је „С поштовањем“ или „Ваш заиста“, а иза ње следи зарез. Укуцајте своје име неколико редова испод валидације и потпишите своје име изнад свог откуцаног имена.
Приложите документацију
У своје писмо приложите сву пратећу документацију. Означите ове прилоге тако што ћете откуцати „прилози:“ на левој страни испод вашег потписа. Наведи прилоге укључене после ове речи. Прочитајте писмо у случају било каквих грешака при упису, правописних или граматичких грешака.
